Quiconque a eu un jour la responsabilité d’un projet sait à quel point il est parfois difficile de faire ressortir les principaux problèmes dans une réunion traditionnelle : certains prennent la parole sans hésitation tandis que d’autres, plus timides se taisent.
Lors de ces mêmes réunions, le responsable du projet a parfois également, l’impression d’être noyé par une masse d’information disparate sans savoir comment la traiter. Somme toute : du quotidien !
On vous propose ici deux outils pour que le gestionnaire de projet puisse (enfin):
- Identifier des problèmes ou des solutions de manière efficace et efficiente : le remue-méninges silencieux.
- Présenter et classer ces items rapidement et en toute clarté, grâce au modèle plan de Word.
Le remue-méninges silencieux : pour identifier les problèmes et solutions
Le brainstorming (tempête de cerveau) ou le remue-méninges est un processus de groupe au cours duquel on produit, sans les critiquer, plusieurs idées dans un temps court. Il favorise la créativité.
Avez-vous besoin des idées de plusieurs personnes sur un sujet précis? Voulez-vous vous assurer d’une participation active de tous les membres de votre équipe? Voulez-vous exploiter le potentiel créatif de votre équipe?
Celui que nous vous proposons est silencieux. Pourquoi silencieux? Car il permet la réflexion tout en misant sur la spontanéité et évite la discussion à l’étape de génération d’idées. Il favorise le travail en équipe.
Comment faire?
Voici le déroulement :
- Définissez clairement le sujet du remue-méninges, assurez-vous que tous les participants comprennent bien. Énoncez-le sous forme de question et affichez-le bien en vue.
- Encouragez les participants à s’exprimer et à soumettre toutes les idées qu’ils ont en tête, même les plus farfelues.
- Distribuez des papiers (feuilles ou post-It) à chaque membre de l’équipe et demandez à chacun d’écrire une idée ou une solution par papier (en silence); ils déposeront leurs papiers devant eux, sur la table; au fur et à mesure; donnez une limite de temps, 5 à 10 minutes;
- Circulez autour de la table et recueillez les papiers.
- Tous les participants se lèvent et lisent les papiers (en silence), ils peuvent ajouter d’autres idées en utilisant de nouvelles feuilles ou post-It à la suite de la lecture de ceux au mur;
- Ensuite passez-les en revue
Cette technique est très efficace.
Reste à compiler les résultats de ce remue-méninges de manière à présenter les principales catégories. Pour ce faire : utilisez le modèle plan de Word.
Le modèle plan de Microsoft Word : pour organiser rapidement des idées en toute clarté
Pour faire apparaître l’affichage plan de Microsoft Word, allez dans affichage dans le menu, puis sur plan.
Dans ce mode, chaque niveau de titre est précédé d’un signe + et tous les paragraphes sont précédés d’une puce.
Chaque titre correspond à une catégorie de problèmes identifiés lors du remue-méninges.
Les signes ‘+’ et ‘-‘ représentent la partie de texte qui lui est associée. Toutes les actions que vous allez effectuer sur ces signes vont affecter la totalité de la section associée.
Dans le cas d’un paragraphe, cette section est le paragraphe lui-même, dans le cas d’un titre, il s’agit des paragraphes et sous-titres jusqu’au prochain titre de même niveau :
Vous masquez/affichez une section en double-cliquant sur le signe + associé. En double-cliquant sur tous les titres de niveau 1, par exemple, vous réduisez l’affichage du document aux principaux titres. Vous obtenez le même résultat en choisissant Niveau 1 dans le champ Afficher le niveau du ruban Mode Plan :
Vous déplacez toute une section ailleurs dans le document en faisant glisser l’icône associé. Relâchez le bouton de la souris quand le trait horizontal s’affiche là où vous voulez coller la section :
Vous supprimez/coupez/copiez/collez une section en cliquant sur l’icône puis en appuyant respectivement sur la touche Suppr, le raccourci clavier Ctrl+X (ou clic-droit sur le texte sélectionné, puis Couper), Ctrl+C (ou clic-droit sur le texte sélectionné, puis Copier) ou Ctrl+V (ou clic-droit sur le texte sélectionné, puis Coller).
Vous pouvez ensuite envoyer votre travail dans PowerPoint.
Pour importer votre plan Word dans Powerpoint, suivez la procédure suivante :
Ouvrez une nouvelle présentation PowerPoint.
Dans le menu Affichage, cliquez sur Plan.
Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir, puis dans la liste Type de fichier, cliquez sur Tous les fichiers.
Ouvrez le dossier qui contient le document Word que vous souhaitez afficher dans PowerPoint, cliquez sur ce document, puis sur Ouvrir.
Le plan importé s’ouvre dans PowerPoint. Chaque titre principal devient le titre d’une diapositive individuelle et chacun des points exposés apparaît comme corps de texte.
En résumé, deux outils :
Remue-méninges
Mettre le doigt sur les vrais problèmes.
Plan de Word
En solo : brasser ses idées, les organiser et les mettre en priorité.
Afficher, classer les idées lors des réunions d’équipe.
Faire un PPT mieux structuré et plus rapidement.